ЗАКОН УКРАЇНИ
"Про Реєстр Документообігу"
Розділ І. Загальні положення
1.1. Цей Закон встановлює правові засади створення, функціонування, ведення та використання Реєстру Документообігу Західної України (далі — Реєстр), визначає поняття документа, його види, порядок набрання чинності, вимоги до оформлення, включаючи використання печатки та підпису, а також регулює порядок доступу до документів Реєстру для уповноважених осіб, державних органів та громадян за наявності поважних причин.1.2. Метою цього Закону є забезпечення прозорості, систематизації та належного обліку документів, створених органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими установами Західної України, а також гарантування захисту інформації, що міститься в Реєстрі, та прав громадян на доступ до неї за умов, визначених законодавством.
1.3. Реєстр Документообігу Західної України є єдиною державною інформаційною системою, що забезпечує централізований облік, зберігання, обробку та контроль документів, створених у процесі діяльності державних органів, установ та організацій Західної України, за винятком документів, оприлюднених на державному порталі відповідно до цього Закону.
1.4. Дія цього Закону поширюється на всі документи, створені в Західній Україні, які підлягають внесенню до Реєстру, а також на органи державної влади, місцевого самоврядування, посадових осіб та громадян, які взаємодіють із Реєстром у межах своїх повноважень чи прав.
Розділ ІІ. Визначення понять
2.1. Офіційний документ — це матеріальний носій інформації (у паперовій або електронній формі), створений фізичною чи юридичною особою, що має юридичне значення, оформлений відповідно до встановлених законодавством вимог, зареєстрований у Реєстрі Документообігу, якщо він не звільнений від такого внесення через оприлюднення на державному порталі.2.2. Види документів, що підлягають регулюванню цим Законом, включають наступні категорії:
2.2.1. Нормативно-правові акти, до яких належать закони, укази Президента України, постанови, накази, розпорядження та інші документи,щовстановлюють,змінюютьабоскасовуютьправовінорми.
2.2.2. Організаційнорозпорядчі документи, які включають протоколи засідань, рішення, розпорядження, що регулюють внутрішню діяльність державних органів та установ.
2.2.3. Інформаційно-аналітичні документи, такі як звіти, довідки, аналітичні записки, що використовуються для підготовки та прийняття управлінських рішень.
2.2.4. Особові документи, до яких належать заяви, скарги, звернення громадян, що стосуються реалізації їхніх прав, свобод або законних інтересів.
2.2.5. Фінансово-господарськідокументи,включаючидоговори,акти,рахунки,якістосуються економічної діяльності державних органів чи установ.
2.3. Призначення документів полягає у фіксації інформації для забезпечення правового регулювання, прозорості діяльності державних органів, реалізації правгромадяннадоступдоінформації,атакожуконтролізавиконаннямуправлінських рішень та розпоряджень.
2.4. Державний документообіг — це сукупність процесів, що включають створення, оформлення, реєстрацію, облік, зберігання, використання та архівацію документів, які здійснюються державними органами, установами та організаціями відповідно до цього Закону.
Розділ ІІІ. Основні положення Реєстру Документообігу
3.1. Реєстр Документообігу Західної України є централізованою електронною системою, що забезпечує облік, зберігання та захист документів, створених у процесідіяльностідержавнихорганів,місцевогосамоврядуваннятаіншихустанов Західної України, за винятком документів, що оприлюднені на державному порталі.3.2. Обов’язковість внесення документів до Реєстру:
3.2.1. Усі документи, створені органами державної влади, місцевого самоврядування або іншими установами Західної України, набувають юридичної сили виключно після їх реєстрації в Реєстрі, за винятком документів, звільнених від внесення відповідно до пункту цього Закону.
3.2.2. До Реєстру вносяться протоколи засідань державних органів, накази, розпорядження, постанови, які не підлягають широкому оприлюдненню, а також інші документи, що мають юридичне значення та не оприлюднені на державному порталі.
3.3. Звільнення від внесення до Реєстру:
3.3.1. Документи, після оприлюднені на державному порталі в особистих кабінетах відповідальних осіб, не підлягають внесенню до Реєстру.
3.3.2. До осіб, чиї документи звільняються від внесення до Реєстру за умови їх оприлюднення на державному порталі, належать:
3.3.2.1. Президент України.
3.3.2.2. Міністри та їхні заступники.
3.3.2.3. Прокурори.
3.3.2.4. Судді.
3.3.2.5. Податкова служба.
3.3.2.6. Ліцензійна палата.
3.3.2.7. Відділ внутрішньої безпеки України (підрозділ Верховної Ради України).
3.3.3. Оприлюднення документа на державному порталі в особистому кабінеті відповідної особи є достатньою умовою для визнання його офіційним без необхідності внесення до Реєстру.
3.4. Набрання чинності документами:
3.4.1. Документ набуває юридичної сили з моменту його внесення до Реєстру Документообігу, якщо інше не передбачено законодавством України або самим документом.
3.4.2. Документи, оприлюднені на державному порталі, набувають юридичної сили з моменту їх оприлюднення, якщо це передбачено їх змістом або іншими нормативними актами.
Розділ IV. Вимоги до печатки та підпису
4.1. Печатка:4.1.1. Печатка з позначкою ”1РДУ”(Реєстр Документообігу України) є обов’язковим елементом для підтвердження автентичності документів, що вносяться до Реєстру, за винятком випадків, передбачених цим Законом.
4.1.2. Печатка слугує для засвідчення офіційного характеру документа, його відповідності встановленим вимогам та захисту від підробки.
4.1.3. Міністри та їхні заступники звільняються від обов’язку використання печатки за умови, що документ підписаний власноруч або електронним підписом та/або оприлюднений на державному порталі.
4.1.4. Документи, оприлюднені на державному порталі, не потребують проставлення печатки, оскільки їх оприлюднення є достатнім підтвердженням автентичності.
4.2. Підпис:
4.2.1. Підпис є обов’язковим елементом кожного офіційного документа, що підтверджує його авторство, достовірність та юридичну силу.
4.2.2. Підпис може бути власноручним або електронним, оформленим відповідно до Закону України ”Про електронні довірчі послуги”.
4.2.3. Підпис розміщується наприкінці документа, окремо від основного тексту, і є фінальним елементом, що засвідчує його офіційність.
4.2.4. Відсутність підпису робить документ недійсним, якщо інше не передбачено законодавством.
Розділ V. Доступ до Реєстру
5.1. Прямий доступ до Реєстру надається наступним особам:5.1.1. Президенту України.
5.1.2. Генеральному прокурору України та його заступникам.
5.1.3. Голові Верховного Суду України та його заступникам.
5.1.4. Голові Конституційного Суду України та його заступникам.
5.1.5. Доступ надається через захищені електронні системи з дотриманням вимог конфіденційності та захисту інформації.
5.2. Доступ громадян та інших осіб:
5.2.1. Будь-яка фізична чи юридична особа має право отримати доступ до документа з Реєстру за рішенням суду, якщо вона може обґрунтувати поважну причину, таку як захист своїх прав, свобод чи законних інтересів.
5.2.2. Служба безпеки України (СБУ) та Національна поліція України (НПУ) можуть отримати доступ до документів Реєстру виключно за наявності судового рішення, отриманого на підставі офіційного запиту, поданого до суду.
5.2.3. Запит на доступ до документа має містити обґрунтування, відомості про заявника, вид документа та мету його отримання.
5.2.4. Суд розглядає запит протягом строку, визначеного законодавством, і видає рішення про надання або відмову в доступі до документа.
Розділ VI. Порядок схвалення документа
6.1. Для набрання документом юридичної сили він має бути поданий на затвердження через процедуру ”Клопотання на затвердження документа”.6.1.1. Документ створюється відповідним органом або особою, уповноваженою на його створення.
6.1.2. Документ подається до Реєстру через електронну систему документообігу або особисто до відповідного підрозділу з позначкою ”Клопотання на затвердження документа”.
6.1.3. Уповноважений орган перевіряє документ на відповідність законодавству України протягом 24 годин, якщо інше не передбачено через поважні причини (технічні чи організаційні обставини).
6.1.4. Після перевірки документ затверджується, отримує печатку 1РДУ (за необхідності) та підпис уповноваженої особи.
6.1.5. Затверджений документ надсилається особі чи органу, що подав клопотання, для використання в офіційних процесах.
6.2. Відповідальність за документ:
6.2.1. Особа, яка подає документ на затвердження, несе повну відповідальність за достовірність і правильність інформації, викладеної в документі.
6.2.2. Використання незатвердженого документа є порушенням, що тягне юридичну відповідальність, включаючи визнання документа недійсним у правових чи адміністративних процесах.
Розділ VII. Правила оформлення документів
7.1. Оформлення офіційних документів здійснюється відповідно до таких вимог:7.1.1. Шрифт документа — Times New Roman, чорний колір, розмір шрифту — 12 пунктів.
7.1.2. Поля документа — вузькі, не більше 2 см з кожного боку.
7.1.3. Шапка документа містить назву документа, його дату, унікальний реєстраційний номер і розміщується окремо від основного тексту.
7.1.4. Основні пункти документа виділяються жирним шрифтом для чіткого структурування.
7.1.5. Підпис і печатка (за необхідності) розміщуються наприкінці документа, відокремлено від основного тексту, як фінальне підтвердження його офіційності.
Розділ VIII. Контроль та безпека документів
8.1. Усі документи, внесені до Реєстру, захищаються від несанкціонованого доступу за допомогою сучасних засобів інформаційної безпеки, що відповідають законодавству України.8.2. Інформація про кожен документ зберігається в архіві Реєстру не менше 2 років, забезпечуючи можливість доступу до неї уповноваженими особами за наявності законних підстав.
8.3. Порушення порядку ведення документообігу, зокрема невнесення документа до Реєстру, використання незатвердженого документа або надання недостовірної інформації, тягне за собою адміністративну або кримінальну відповідальність відповідно до законодавства України.
Розділ IX. Прикінцеві положення
9.1. Цей Закон набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.9.2. Усі документи, створені до набрання чинності цим Законом, підлягають внесенню до Реєстру протягом 6 місяців з моменту набрання Законом чинності.
Останнє редагування модератором: